Confidencialidad, Outsourcing y proyectos llave en mano

Especialistas en gestión documental

Nuestra experiencia y referencias provienen de 25 años de presencia ininterrumpida en el mercado de la gestión documental lo que supone disponer de infraestructura de almacén; personal especializado en logística documental; estar en posesión de protocolos operativos certificados tanto en cuanto a calidad se refiere como a seguridad, con aplicaciones informáticas totalmente testadas y versátiles en cuanto a gestionar cualquier tipo de producto o servicio.

A través de los años la empresa dispone de una infraestructura centralizada permanente en Vitoria y en el Parque Tecnológico Aeronáutico de Sevilla (Aerópolis), desde la que ofrece sus servicios a través de medios logísticos, ofimáticos y de outsourcing al resto de España.

En estos años en el ámbito de la gestión documental de actividad ha ido ampliando y mejorando paulatinamente su gama de servicios hasta conseguir la mayor integración posible ante cualquier problemática documental que pueda ser planteada, a tenor de los impulsos propios y de las pautas y oportunidades que ha ido brindando el mercado, con una preocupación por mejorar la calidad del servicio y el grado de satisfacción del cliente.

La llegada de la sociedad digital ha revolucionado el tratamiento que hasta ahora hacíamos de la información. Las empresas siguen produciendo millones de documentos al año  en todo tipo de soportes convirtiéndose en un auténtico problema la gestión de los mismos. En términos generales, cada cuatro años, las compañías duplican su producción de documentos, de los que la mayor parte contienen información que no va a volver a utilizarse.

A estos problemas de gestión del espacio para el archivo de la información,  se le suma la obligación de la conservación de los documentos importantes y los registros de las comunicaciones con los clientes exigida por la legislación vigente.  Gestionar correctamente esta documentación supone el 6% anual de los costes de las empresas.

Los servicios de externalización documental ofrecen soluciones personalizadas que comprenden la gestión completa del ciclo de vida del documento.

Se estima que la externalización de la gestión documental proporciona ahorros de hasta el 65%.

65%

Ventajas de la externalización

  • Eliminación de los problemas de espacio.
  • Mayor eficiencia en el acceso, búsqueda y recuperación de la información.
  • Aplicación de políticas de seguridad específicas para el mantenimiento y la protección de archivos contra amenazas externas (incendios, inundaciones, deterioro de los documentos…).
  • Incremento de la eficiencia, al encomendarse las tareas de gestión a profesionales.
  • Acceso a las últimas tecnologías de digitalización y conservación informática de documentos.
  • Reducción significativa de costes, al convertir los fijos en variables.

Servicios

  • Recogida de correspondencia
  • Clasificación de archivos
  • Retractilado y franqueo de documentación
  • Custodia y gestión de bases de datos
  • Almacenamiento electrónico